写外贸邮件要的就是简单,达意,诚意

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写外贸邮件要的就是简单,达意,诚意

现在看到福步上很多帖子中的邮件例子都是N年前的教科书上搬来的,冗长乏味,让人看得打困,据我的8年的外贸经验来看,80%的客人会一眼代过,将它判定为骚扰邮件,然后把它拖进垃圾箱,起码我就会这么做。

外贸电子邮件要的就是简单,达意,诚意。达到这三点,一封邮件的篇幅3句话就够了。推介信能表达你想卖什么产品就好了,不必详细表述你的公司优势和产品特点。如果客人看到了你的产品关键字,符合他的要求,他会感兴趣地和你进一步联系的,那时才是你详细介绍的时候。

我现在写邮件,一般都是一个观点一行字,一封邮件一般两三句话就完事了,然后等客人的回复,客人的回信也很简单明了。所以宁愿多往来几回,多混个熟,听听客人的回复,也不要盲目地编写自己的自以为是。

所以我们应该倡导外贸邮件的简单,达意,诚意!


写出高水平的英语商函

几年前我买了一本有关英语商函写作的书,上面的几个观点很好,我们大家一起分享一下吧:

要写出高水平的商业书信,一半在于自身是否持正确的态度,另一半才是语法的问题。即使语法有错,只要撰信人的态度真诚积极,同样可以赢得收信人正面和明确的响应。与此同时,应该谨记“你写的内容就代表了你当时的想法”。一般表达自己的最佳方式就是采取主动,切忌消极被动,更不要发号施令。不管现在的通讯技术如何先进,商业书信始终是人与人之间的一种交流方式,人们大多倾向于响应一些态度积极和语调主动的讯息。

一、态度方面的“十大要诀”
1. 清晰         6. 迎合对方兴趣,兼顾彼此需要
2. 简洁         7. 强调正面要点,淡化负面影响
3. 真诚         8. 切勿恶言讽刺,更忌颐指气使
4. 友善         9. 倚重事实真相,力求冷静客观
5. 自然        10. 主题前后一致,莫因情绪扭曲

二、语法方面的“四大要点”
1. 语气主动最自然,态度诚恳又亲切
2. 沉闷短语宜少用,免致迂腐且拘泥
3. 措词古涩难沟通,行文浅白易答复
4. 要凭真意好发问,难却挚诚当回应

三、沟通得体              和                收信人感觉
* 采用主动语态及动词                 * 清晰明了
* 自然畅顺且近口语化                 * 顿生好感
* 常用客气的提问请求                 * 真诚合作,乐于回复

四、沟通乏术              和                收信人感觉
* 滥用被动语态                           * 含混不清
* 滥用名词短语                           * 难于解读
* 用词艰深晦涩,古旧拘泥           * 无意亦难以即时回复


引用这个专版中的置顶文章“ (原创)新手如何写好开发信,加大成交率?–附上老外的建议和成交案例 (有更新)”中的楼主的一篇文章,我觉得很好,大家多多关注他的贴子更新,会受益良多:

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这边先谈谈以前的一个德国客人给我的建议,我把他原文附上,但是名字和公司我删掉了,其他一字不改,大家看看,至于我说的那个案例,会陆陆续续放上来的!

Dear C,

As you mentioned last time, how to write a right email, pls find my reply as follows:

1) short
2) short
3) short again
4) delete all extra words
5) make everything clear
6) that’s ok, order comes, ah~

Have a nice day!

N